¿Qué hace el robot Gestión Documental?
- Descarga e identifica facturas y tickets entre otros documentos contables.
- Convierte archivos como fotos, documentos Word, y otros en .pdf para ser procesados.
- Descomprime y procesa archivos RAR y ZIP.
- Sube documentos a BiLoop u otros OCR del mercado para su posterior contabilización.
El Robot de Gestión Documental es parte del conjunto de robots (software) que permite automatizar procesos emulando el comportamiento humano de Lourdes. Cuyo objetivo es:
- Ahorro de tiempo y recursos: Realizar tareas repetitivas y monótonas de manera más rápida.
- Precisión y calidad: Al automatizar tareas manuales, se reduce el riesgo de errores humanos.
- Flexibilidad y escalabilidad: Pueden manejar cargas de trabajo más grandes, sin necesidad de contratar y entrenar a más personal.
- Cumplimiento normativo:
Puede reducir los errores y las omisiones en los procesos.
¿Cómo funciona?
Pero, ¿Qué significa y qué beneficios obtiene mi asesoría?
Ampliando detalles
Una vez instalado el entorno de trabajo, en la ruta indicada le aparecerán las siguientes carpetas:
En estas carpetas el robot guarda una copia física de los archivos que ha trabajado y los reportes correspondientes del día. Por ejemplo, la carpeta de EMPRESAS, se organiza de la siguiente manera:
Listado de clientes: es el Excel que indica qué email pertenece a un cliente. Este listado debe estar actualizado por parte del cliente.
Carpeta EMPRESAS: se guardan todos los archivos procesados por el robot clasificados por empresa y día en el que se procesaron.
Carpeta de Escaneados: los técnicos contables almacenarán en esta carpeta los documentos escaneados clasificados por empresas. Recomendaciones:
- El nombre de la carpeta debe ser el nombre de la empresa que está guardado en el OCR.
- Se deben escanear las facturas por empresas y agrupar las del mismo tipo (la clasificación recomendada dependerá del OCR que se utilice)
Reports: Almacena los reportes de cada ejecución y contiene:
Report del performer
Excel que contiene el histórico de todos los archivos procesados.
Subir: Excel que indica los últimos archivos subidos al OCR. Este archivo se actualiza con cada ejecución, por lo que su información es temporal.
Revisar: Excel que indica los últimos archivos que tienen que ser revisados por una persona (los de la última ejecución)
Todos los Excel contienen la misma estructura. En el Excel de revisar se añade la columna de observación
Si por algún motivo necesita ver la información de los Excel de “Subir” o “Revisar”, esta siempre se encontrará en el Excel de “Report del performer” ya que contiene toda la información histórica.
¿Puedo reenviar los correos de facturas de los clientes?
Si sus clientes envían las facturas a un técnico contable dentro de su organización, estás pueden ser reenviadas a la dirección de email del robot para su procesado.
El robot leerá todas las direcciones de correo que aparezcan en el cuerpo del mensaje, ya que los emails reenviados incluyen la información que se encontraba originalmente en la cabecera.
Se recomienda que los pie de firma corporativos de su asesoría no tengan escrita alguna dirección de email que se encuentre en el listado de clientes. Por ejemplo info@metodoconsolida.es no debe aparecer en el listado de clientes.
Algunos escenarios particulares durante la ejecución:
- No aparece ningún email en el correo electrónico recibido que esté asociado con un cliente que se haya proporcionado en el listado de clientes.
Solución: Mantener actualizado el listado de clientes. Ante cualquier duda, el equipo técnico siempre preguntará si corresponde a un cliente de la asesoría o no.
- En los emails se adjuntan archivos de tipo Excel, documentos con contraseña, archivos tipo email (.eml), tipo HTML, enlaces de descarga o imágenes incrustadas en el cuerpo del email. Puede también que el email no tenga adjuntos o que sea solo preguntas a su asesor.
Solución: Comentar a los clientes que se debe evitar el envío de este tipo de documentación. Ante cualquier particularidad, el equipo técnico lo comentará en el reporte correspondiente de la ejecución.
Cualquier particularidad siempre será informada por el equipo técnico en los reportes de ejecución, por lo que es muy relevante que los revisen de forma periódica (sobre todo en las primeras semanas de ejecución)
