Si has llegado hasta aquí es porque estás pensando en montar una gestoría, y eso te genera dudas… ¿Por donde empiezo? ¿Hay mercado para mí? ¿Voy a estar siempre solo o necesito gente que me acompañe en este viaje? ¿Cómo consigo clientes? ¿Qué estrategia de ventas es la mejor? ¿Qué estructura jurídica tengo que montar? ¿Qué software es el mejor para gestionar toda la actividad de mis clientes? y un montón de preguntas más que te vienen a la cabeza.
Como verás son muchas las cuestiones que tienes que decidir, por eso te animo a que leas este artículo que te permitirá tener más clara tu visión de negocio y tener una asesoría adaptada a los tiempos y a tus clientes.
Montar una gestoría es un proceso, al cual como emprendedor te enfrentas por primera vez y en ocasiones no sabes qué hacer, en qué momento, y te sueles equivocar más de lo deseable y al final eso te va a repercutir en la velocidad de crecimiento de tu asesoría.
Cuando digo que montar una asesoría es un proceso, piensa en que hacen las mejoras industrias y aplica los principios de Deming: Planifico, Desarrollo, Chequeo y Actúo.
Definir el modelo de negocio y las tarifas
Una de las claves del éxito es armar un buen modelo de negocio. Hay que poner sobre el papel qué clientes, qué segmentos, qué propuesta de valor, qué canales, qué alianzas clave, qué recursos se necesitan ahora y a medio plazo, y cuál es principal fuente de ingresos que va a tener el proyecto.
Antes de entrar en el detalle, quiero que sepas que montar una gestoría a priori puede parecer atractivo por lo supuestamente fácil que parece, eres un buen técnico, conoces los entresijos de los modelos tributarios, los periodos del calendario establecido, incluso eres un buen planificador financiero, pero esto no va solo de eso, toda tu competencia lo sabe hacer, tienes que entender que montar tu propia gestoría es montar un negocio, no es un autoempleo donde no existen horas al día, tienes que ser capaz de montar un negocio en el que trabajar y no un negocio para el que trabajar.
Dicho esto, lo primero es tener claro que una gestoría es un servicio y que por lo tanto te tienes que adaptar a los tiempos, a las necesidades y a los requisitos de tus clientes, por lo cual lo primero que tienes que hacer es estudiar las necesidades de tus clientes.
Porfolio de servicios
En función de las necesidades que hayas detectado, lo que pondremos encima de la mesa es el portfolio de servicios que les podemos ofrecer:
- Realización de contabilidades
- Elaboración de modelos tributarios
- Atención de requerimientos
- Asesoramiento mercantil
- Asesoramiento jurídico
- Etc.
Lo segundo que debes analizar es el entorno en el que te encuentras y por lo tanto conocer a tu competencia, la rentabilidad que se maneja en las asesorías y las tendencias de mercado que existen. Uno de los resultados que nos proporciona el conocer estos tres parámetros es definir nuestro modelo de tarifas.
Elegir un nicho de mercado y diferenciarse
Una vez hemos diseccionado el entorno en el que nos encontramos, es momento de decidir hacia qué segmento de clientes nos dirigimos, construiremos la Hipótesis de Oferta, Nicho y Resultado. Y te digo esto por lo importante que es la especialización. Esta especialización nos permite conocer con mucho detalle los procesos de nuestros clientes y pasar de ser sus gestores tributarios a ser sus asesores tributarios. Este punto marcará la diferencia con tu competencia, que por norma general suele ser generalista y no especializarse y por lo tanto no dar un servicio de valor añadido.
Hasta ahora hemos analizado a los clientes y a la competencia, ahora nos toca mirar hacia dentro y ver como nos organizamos.
Inicialmente estaremos nosotros, pero como te he comentado esto es un proceso y como tal tenemos que ser capaces de planificarnos a futuro y por lo tanto empezar a vislumbrar como ha de ser nuestra organización y que procesos debemos establecer, ya que esto es lo que nos hará ser efectivos. Además en esta fase tenemos que empezar a dibujar los costes que nos va a conllevar toda esa estructura de manera que podamos calcular cuál será nuestro punto de equilibrio.
Autoempleo vs. Sistemas
Te anticipo que con el paso del tiempo vas a sufrir una metamorfosis, empezarás siendo asesor y acabarás siendo empresario, y aquí me quiero detener y comentarte en unas líneas que proceso personal vas a sufrir.
Arrancar un autoempleo es muy sencillo, de hecho podemos ver como la mayoría de autoempleos arrancan y consiguen fácilmente sus primeros ingresos, pero rápidamente alcanzan un techo de cristal, un punto en el que en un año suben un poquito los ingresos y otro año bajan, dándonos un crecimiento muy lento.
Sin embargo existe otro modelo organizativo, otro esquema para poder liderar nuestro negocio. Una organización es un conjunto de procedimientos y métodos para llevar a cabo las actividades de la empresa, que ejecuta un equipo estructurado y organizado, liderado por una figura, la tuya, la de empresario y que en torno a una estrategia determinada consigue funcionar con independencia de que estés o no dedicando horas directas a la ejecución.
La diferencia entre el autoempleo y el sistema es que el premio del autoempleo es que cada vez tienes más trabajo. Por esto tu visión de futuro debe ser liderar un sistema, una organización que sea capaz de trabajar bajo unos parámetros definidos, estés o no.
Pero ahora te estarás preguntado, ¿Cómo lo consigo? Pues bien, tienes que aprender a organizar un equipo de trabajo y para esto los procesos son los cimientos del sistema, donde vamos a basar todo nuestro conocimiento y trasladarlo a toda la organización, por lo tanto tendremos que ir escribiendo dichos procesos / procedimientos de manera que podamos tenerlos disponibles y formen parte del ADN de la asesoría.
Definición de procesos
Para construir los procesos de la gestoría, debemos comenzar por elaborar el Mapa de Procesos, este mapa nos dará una visión general del funcionamiento de nuestra asesoría, facilitandonos de esta manera la orientación a la mejora continua del ciclo de Deming que te comentaba al principio.
Tipos de procesos
Una vez hemos desarrollado el mapa, debemos descender a cada uno de los procesos y empezar a redactarlos. Te vas a encontrar que existen tres tipos de procesos:
- Procesos estratégicos. Son aquellos establecidos por ti y definen cómo opera la asesoría y cómo se crea valor para el cliente y para la empresa. A través de ellos se fijan directrices, normas, procedimientos, políticas y estrategias de acción y control integral de la organización. Como ejemplos de procesos estratégicos tenemos:
- Mejora continua
- Satisfacción del cliente
- Definición de objetivos
- Políticas globales
- Procesos operativos. Son aquellos que directamente están ligados a los productos/servicios que se ofrecen y por tanto, orientados al cliente/usuario y a sus requisitos. Se centran en aportar valor. A través de ellos se desarrollan las actividades que impactan directamente en la producción y mantenimiento del servicio/producto requerido por los clientes y aquellos relacionados con la venta y atención a los mismos. Como ejemplo de procesos operativos tenemos:
- Proceso productivo
- Proceso logístico
- Proceso de compra
- Proceso de venta
- Procesos de apoyo. Son los que sirven de soporte a los procesos clave. Sin ellos no serían posibles los procesos claves y estratégicos. Estos procesos son, en muchos casos, determinantes para que puedan conseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes/usuarios. Como ejemplo de procesos de apoyo tenemos:
- Gestión financiera
- Gestión de proveedores
- Política de formación
- Gestión de personas
Pasos para la elaboración de procesos
Para elaborar cualquier proceso de los anteriores, te doy 6 pasos que debes completar:
- Paso 1: Identifica el problema: ¿Cuál es el proceso que se debe visualizar? Escribe su nombre en la parte superior del documento.
- Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las actividades que estarán involucradas: En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso. Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién hace qué y cuándo se hace.
- Paso 3: Establece los límites:
- ¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
- ¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
- Paso 4: Determina y ordena los pasos: Es útil usar un verbo para comenzar la descripción. Puedes mostrar el flujo general o cada decisión o acción detallada.
- Paso 5: Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo: Cada elemento de un mapa de procesos está representado con un símbolo específico de los diagramas de flujo, que en conjunto representan los símbolos de los mapas de procesos:
- Los óvalos muestran el principio o el final de un proceso.
- Los rectángulos muestran una operación o actividad que debe llevarse a cabo.
- Las flechas representan la dirección del flujo.
- Los diamantes muestran un punto donde se debe tomar una decisión. Las flechas que se desprenden de los diamantes, por lo general, tienen la etiqueta «Sí» o «No». Solo una flecha sale del recuadro de una actividad. Si se necesita más, probablemente debas usar un diamante de decisión.
- Los paralelogramos muestran entradas o salidas.
- Paso 6: Finalizar el diagrama de flujo del proceso. Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo. Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia.
Aplicar una metodología de trabajo
Una vez tenemos definidos esos procesos lo siguiente que debemos hacer es aplicar una metodología de trabajo que nos permita tener las cosas controladas sin necesidad de dedicar todo nuestro tiempo a controlar. Una metodología, nos permite:
- Aterrizar los procesos en el día a día
- Asegurar un reparto equilibrado de los esfuerzos
- Nos proporciona información operativa objetiva
En este momento tenemos dos opciones: elegir una metodología predictiva o una metodología ágil. Mi consejo es que optes por una metodología ágil y te digo porque. Una metodología predictiva nos hace trabajar bajo un sistema que nos ancla a un diseño y planificación con ejecución a medio y largo plazo, mientras que una metodología ágil nos proporciona una entrega continua de valor soportada por el mercado, con un coste fijo y un alcance variable sin perder la visión
Organigrama, puestos y reclutar talento
Pero hay otra parte fundamental de los cimientos y esta es la selección de talento, es decir, que personas me deben acompañar en este viaje, ya que un sistema bien definido, pero ejecutado por las personas incorrectas, nos llevará al fracaso, para esto es muy importante el proceso de reclutamiento de personal. Aquí te recomiendo, en la medida que te sea posible económicamente, que lo dejes en manos de un experto ya que ellos son los que saben adaptar la búsqueda a tus necesidades, pero en el caso de que esto no sea posible, simplemente te doy unos tips para que tengas en cuenta.
Cualquier proceso de selección de personal conlleva un trabajo previo y este es saber que funciones va a desempeñar la persona, para esto lo mejor es que elabores lo que se llama una Descripción de Puesto de Trabajo (DPT), esta descripción debe contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre del puesto
- Misión del puesto
- Condiciones del puesto
- Funciones
- Competencias requeridas
Como verás ha aparecido un nuevo concepto del que no habíamos hablado hasta el momento, y es el concepto de “Competencias requeridas”. Existen dos tipos de competencias en las personas, las técnicas y las transversales.
Competencias técnicas y transversales
Como su nombre indica las técnicas son aquellas que definen el nivel de conocimientos de la persona, y en este campo, tú sabes más que nadie, recuerda que es lo que te llevó a montar tu propia gestoría. Pero las transversales, son las que probablemente, menos has trabajado, aunque seguro que las conoces, no te has parado a pensar en ellas.
Para definir las competencias transversales lo que tienes que hacer es marcar una escala de 0 a 10 y decidir donde quieres que la persona se sitúe, te doy unos ejemplos de posibles competencias transversales que puede utilizar:
- Manejo hábil de TICs
- Mentalidad estratégica
- Conocimientos de gestión empresarial
- Conocimientos sobre finanzas
- Habilidades para llamadas comerciales
- Trato con el cliente
- Conocimiento sobre estrategia de marketing y ventas
- Manejo de herramientas tecnológicas de marketing
- Orientación al detalle
- Actitud positiva y paciente
- Conocimiento general del negocio
- Habilidades de liderazgo
- Creatividad y resolutividad
- Capacidad de organización
- Conocimientos sobre selección de personal
- Habilidades comerciales y de venta
- Persistencia
- Automotivación
- Orientación al cliente
- Buena imagen y presencia
Si has llegado hasta aquí, ya tienes tu sistema de trabajo y las personas que forman parte de él, pero nos queda un último paso y es ¿sobre que plataforma debes trabajar? Y esta es otra decisión que vas a adoptar que va a marcar el día de la gestoría, ya que según el software que utilices los procesos se pueden ver alterados.
Elección del software para la gestión
Para la elección de software te recomiendo que leas esta guía sobre que software seleccionar.
Otro paso importante en el sistema de trabajo es buscar el camino de la automatización, ya que este te permitirá liberar tiempo del equipo y dedicarlo a generar mayor valor en tu cliente, pero, ¿Qué es automatizar una gestoría?
Automatizar significa centrar el talento humano en aquello que genera valor, es decir en aquello que pensando aportamos un diferencial a nuestros clientes, por lo que el resto de tareas son susceptibles de automatización.
En la automatización de las asesorías tenemos dos niveles:
- Procesos de software
- Tecnología RPA
En el primero hablamos por ejemplo de:
- Generación y presentación automática de modelos AEAT
- Generación y volcado automático de CCAA
- Conciliación automática bancaria
- Gestión documental con clientes
En el segundo hablamos de por ejemplo:
- Recepción, gestión y volcado automático de facturas de clientes
- Descarga de ficheros bancarios
- Presentación de formularios AAPP (036/037, altas y bajas empleados)
- Control de procesos de software
- Revisión y checks de tareas contables
Cómo reducir el coste de la inversión
Una duda que te asalta en este momento es ¿Cuánto cuesta todo esto? Efectivamente tiene un coste pero tienes que pensar en la automatización como una inversión, ya que como te he comentado va a liberar tiempo de tu equipo para poder ejecutar tareas de alto valor.
Existe una forma de reducir el coste de la inversión y es trabajar una automatización en la modalidad de pago por uso, de manera que ese coste se cierne a:
- Alquiler por tiempo de robots desarrollados para procesos específicos
- No requiere de inversión, solo cuota mensual o por servicio
- Flexibilidad
- Sin riesgo implícito en cualquier inversión
Simplemente y a modo enunciativo te propongo estas fase que debes abordar para automatizar tu gestoría:
- Definición de procesos. Recuerda como hicimos los procesos del sistema.
- Dimensionamiento de procesos. Separa los procesos de aporte de valor de aquellos que no lo son.
- Cálculo del coste de automatización. Analiza el tiempo que el personal de la asesoría dedica a realizar dichos procesos y en función de los costes del pago por uso haz una comparativa.
Hasta aquí es todo lo que debes conocer y los pasos que debes dar para montar una gestoría, lo único que me queda por decirte es que la suerte se busca y la constancia y la organización son partes de la clave del éxito.
