Mejorar la rentabilidad y productividad es una de las principales preocupaciones y ambiciones del propietario de una asesoría. Y en esta búsqueda de respuestas los asesores recorren un amplio espectro de caminos buscando persistentemente una solución a sus desafíos de crecimiento, problemas de rentabilidad, jornadas maratonianas y multitud de desafíos empresariales más.
En la mayoría de las ocasiones la tecnología es la única respuesta. Deseamos la poción mágica que consiga dar la vuelta a nuestra realidad. Quizá exista. Si la encuentras, ¡Véndemela!. Pero siendo pragmáticos, en todos estos años ni siquiera ha dado señales de existencia. En el artículo de hoy hablaremos de otro camino diferente a la magia para lograr el propósito de incrementar la productividad.
No quiero decir que la tecnología no sea necesaria. Lo es. Pero no es suficiente. Porque este negocio, como cualquier otro, depende de personas. Y las personas operamos con un sistema operativo llamado creencias y hábitos que no es tan fácil de actualizar como el Windows…
El único camino efectivo para la productividad
El único camino efectivo que nosotros hemos encontrado para lograr el ansiado crecimiento de la productividad es convertirnos en un equipo de alto rendimiento. Una alta productividad es una espiral virtuosa: mayor productividad supone mayores márgenes. Esto nos permite emplear sistemas de retribución más competitivos que atraen mejor talento, lo que incrementa la capacidad de logro. También supone mayor capacidad de inversión en tecnología. Lo que se traduce en ahorro de tiempo. Y también supone capacidad de inversión en marketing y ventas. Lo que se convierte en más y mejores clientes.
Sin embargo, en el extremo opuesto, una baja productividad supone márgenes muy estrechos. Esto significa que solo nos podemos permitir sistemas de retribución poco competitivos, lo que se traduce en baja densidad de talento, lo que al mismo tiempo supone poca capacidad de logro. Tampoco queda espacio para la tecnología, por lo que todos los procesos son manuales y rudimentarios. Y no hablemos de invitar a marcharse a un cliente no rentable, porque captar clientes es casi un milagro. En definitiva, un círculo vicioso que lleva al autoempleo y esclavitud de todos los participantes en el negocio.
Ser un equipo de alto rendimiento no es equivalente a trabajar más horas o hacer más esfuerzo físico. Esto puede estar bien en el corto plazo, pero es insostenible en el largo ya que difícilmente podremos mantener el mismo ritmo con toda la organización de manera indefinida. Alto rendimiento significa ser capaces de lograr más con menos. Y esto supone que tendremos que hacer más de lo que funciona, menos de lo que funciona poco, empezar a hacer cosas que no estamos haciendo y dejar de hacer otras que estamos haciendo. Esta es la verdadera clave del proceso de transformación.
Pero, ¿cómo podemos conseguirlo?
Como decíamos antes, la tecnología es importante en el alto rendimiento. Pero las personas son la clave. Y estas no se compran e instalan con tanta facilidad, si es que implantar alta tecnología se puede considerar fácil. Las personas funcionamos a través de nuestros hábitos y creencias. Básicamente lo que mentalmente pensamos que es verdad o mentira. Y esto hace que nuestro cerebro inyecte emociones que nos impulsen a través de actitudes hacia el cambio deseado o que se active el freno de mano y no consigamos escapar del pasado. En palabras de Peter Drucker: «la cultura desayuna estrategia todos los días». Entendiendo como estrategia al conjunto de tácticas y herramientas que incorporaremos en nuestros equipos y procesos para lograr más resultados con menos recursos. Y con recursos hablo de tiempo, dinero y energía mental.
¿Y cómo se produce un cambio en la cultura de una organización?
La cultura de nuestra asesoría es como una montaña. Y si yo quiero mover o transformar una montaña y voy corriendo contra ella con una pala me habré agotado al cabo de unas pocas horas y la montaña no se habrá ni inmutado. Debemos cambiar el enfoque y dosificar nuestras fuerzas. Iremos gota a gota. Porque con cada gota que cae el agua se va filtrando y reblandecerá toda la tierra hasta que la montaña se derrumbará por su propio peso. Y entonces será mucho más fácil volver a construirla como queremos. La buena noticia es que una vez reconstruida se volverá sólida y se convertirá en nuestra mejor aliada. No tendremos que ir tirando de todo el mundo porque será la inercia de la cultura la que impulsará el rendimiento del equipo.
Por ello es imprescindible entender que construir la cultura del equipo requerirá de paciencia y persistencia. Porque, al principio, la cultura se desayunará cada día todas nuestras estrategias. Pero nosotros seguiremos gota a gota, cada día, hasta que no haya vuelta atrás.
¿Y cuáles serán estas gotas?
En primer lugar la puesta en marcha de una metodología ágil que nos permita organizar las tareas y los equipos con un adecuado dimensionamiento y que la mejora continua se convierta en una realidad pragmática retrospectiva a retrospectiva. La metodología, además, nos proporcionará métricas para poder usar el ciclo gerencial. Una de las dos herramientas que harán que las cosas sucedan.
La segunda herramienta que hará que las cosas sucedan será el uso del método científico. La imaginación es el don de la humanidad. Es lo que nos permitiría convertir en tangible lo intangible. La conexión con la inteligencia infinita que existe más allá de lo que podemos ver y tocar en este preciso instante. Nunca olvides que todo lo que se ha creado un día fue imaginado. Estas herramientas incorporarán en los equipos una forma efectiva para pasar de ser solo manitas a manitas y cabeza. Una organización donde todos piensan y canalizan sus ideas a través de procesos estructurados es una organización de alto rendimiento. Sin embargo, una organización en la que sólo un líder piensa y el resto ejecutan sin pensar es una entidad que podrá llegar tan lejos o tan cerca como ese líder sea capaz de pensar. Y la energía mental es limitada en todos nosotros.
Una vez encontradas las ideas y decididos los cambios, para mantener una alta eficiencia y una menor dependencia individual trabajaremos buscando la estandarización a través de los procesos. Una organización de alto rendimiento reserva la creatividad e improvisación para los momentos de pensar y la estandarización para los momentos de ejecutar. Lo que supone un ahorro de energía mental considerable y una reducción en reprocesos enorme (pilar de la filosofía Lean).
Y por último no puede faltar la tecnología. Apoyarnos en ella nos servirá para facilitar el tráfico de los flujos de información, la deslocalización de equipos, el ahorro de tiempo y la mejora de la calidad. Pero de todo esto hablaremos en otro momento.
¿Y por qué fracasamos en este camino?
Sin duda la falta de perseverancia es la principal causante. Como ya nos decía Steve Jobs: «Estoy convencido de la que la mitad de lo que separa a los emprendedores exitosos de los no exitosos es pura perseverancia». Como emprendedores tenemos prisa y el acto natural es coger la pala e ir contra la montaña. El problema está en que agotaremos nuestras fuerzas y la montaña no se moverá. Lo que nos hará pensar que esto no funciona. El diablo está en los detalles. Sin embargo, si creemos en el proceso, cosa que podemos observar gracias el éxito cosechado en las organizaciones Lean con el paso de los años. Desde su origen en la reconstrucción de Japón al modelo de calidad total de Toyota o la startups tecnológicas. El resultado será inevitable. La montaña se rendirá ante nuestros pies y el alto rendimiento dará sus frutos antes de lo imaginado.
Mientras tanto lo que podemos hacer es disfrutar del proceso, trabajar las herramientas y dejarnos sorprender por lo que el poderoso espíritu humano es capaz de hacer si se le da la oportunidad. Recuerda que la planificación, las métricas, los procesos o la tecnología solo son los cimientos y las herramientas. Por sí solos no harán nada. Lo que realmente logrará la transformación y convertirá en visibles los números invisibles es nuestra creatividad. Aplicada retrospectiva a retrospectiva sobre los procesos, los proyectos y los constantes desafíos que un mundo altamente dinámico y cambiante pondrá ante nosotros.
Así que manos a la obra, tenemos trabajo que hacer.
