Seguro que en alguna ocasión te has planteado qué programa de gestión para asesorías debes elegir. Nos encontramos en un momento, en el cual esta elección es crítica, ya que de esa decisión que tomes vendrán derivadas consecuencias en la automatización de la gestoría. Estas decisiones te permitirán ser más productivo, por lo tanto si la decisión que adoptamos en la selección no es correcta, puede ser contraproducente.
No debes perder de vista que cualquier decisión debe ir orientada a la mejora de la productividad de tu gestoría. Esto hará que seas más competitivo en un océano rojo.
Qué debe hacer el software para tu asesoría
Lo primero que debemos entender para poder seleccionar un software de gestión para tu asesoría, es conocer qué tipos de programas informáticos existen en el mercado. Además, debes saber qué pueden hacer para tu asesoría. A continuación te dejo una lista que te agrupa los diferentes tipos de software que puedes encontrar:
- Software de automatización. Soluciones que te permiten automatizar procesos y optimizar tareas, reduciendo tiempo y evitando errores humanos.
- ERP. Software específico para la gestión contable, fiscal y laboral de clientes con módulos que ayudan a la gestión interna de la asesoría.
- Software para facturación. Herramientas de software que ayudan a gestionar todas las tareas relativas al envío y recepción de facturas en la organización.
- Software para facturación y contable. Software destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad de la empresa, además de recopilar información sobre su viabilidad financiera.
- Software fiscal y laboral. Soluciones de software especialmente diseñadas para la gestión de tareas fiscales y laborales de las asesorías y despachos.
- Otras herramientas. Otras soluciones como programas de gestión de proyectos y organización de equipos que facilitan la coordinación y seguimiento de tareas.
Qué programa de gestión elegir para tu asesoría
Una vez tenemos claro qué tipo de software necesitamos, lo siguiente es saber como seleccionar dentro de la multitud de soluciones que existen en el mercado. Para ello, lo debemos hacer desde dos ópticas.
Visión de empresa
La primera de ella debe ser con el “gorro” de empresa y debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Requerimientos técnicos. Debemos ser conocedores de los requisitos técnicos que cada uno de los softwares para la asesoría que veamos nos van a exigir a la hora de implantación. Es decir si necesitaremos modificar algo en nuestra infraestructura de hardware o si lo que tenemos actualmente nos valdrá. Esto es importante desde el punto de vista de la inversión que deberemos realizar.
- Facilidad de uso. Aquellos softwares que selecciones deben ser fáciles de usar. Tienen que tener un aspecto amigable para que el usuario sea capaz de interactuar con ellos desde un principio y no se necesite una curva de aprendizaje muy alta, que haga que ese tiempo se convierta en un coste hundido.
- Flexibilidad. Debemos huir de aquellos software que son hechos a medida. Lo que al principio parece muy bueno se convierte en un problema con el tiempo, ya que quedamos cautivos del proveedor que nos lo hizo. Pero tampoco debemos buscar un software cerrado que no podamos modificar para adaptar a nuestro procesos, por lo tanto debemos buscar un balanceo entre lo totalmente personalizable y aquello en lo que podemos parametrizar lo realmente importante. Actualmente hay multitud de software de los denominados de código abierto que permiten ser desarrollados por diferentes desarrolladores y que nos dan una escalabilidad deseada.
- Experiencias y casos de éxito en el sector. Aunque no es un punto que discrimina la elección, es un punto que debemos tener en cuenta. Cuanta mayor sea la experiencia del fabricante y distribuidor en nuestro sector, más fácil será la implantación, ya que estos conocen nuestros procesos de trabajo.
- Coste de la solución. Este punto afecta directamente a nuestra capacidad de inversión. Existen software para asesorías muy potentes pero con un alto coste y que probablemente no podemos contratar por dicho motivo. Pero te recomiendo que en este punto estudies la implantación como una inversión que puedes retornar de diferentes formas, como por ejemplo el incremento de la productividad de los empleados.
- Calidad de los distribuidores y solidez financiera del fabricante. Este punto nos indicará en nuestra elección si el fabricante / distribuidor está presente en el mercado con solidez y si tiene capacidad de hacer mejorar la herramienta con el tiempo
- Tecnología empleada y su estabilidad. Aunque no somos expertos en la materia, ni nos debemos convertir en ello, no es mal consejo que consultes con alguien si la tecnología, a nivel de programación, es emergente, estable u obsoleta. Esto nos dará una orientación en las futuras versiones del software para nuestra asesoría que acabemos eligiendo. Una tecnología de programación obsoleta tienes más posibilidades de no ser mantenida en el tiempo, lo que nos obligará a migrar de software y una emergente, tiene el riesgo de desaparecer si no se consolida.
Visión del responsable
La segunda es lo que debería considerar el responsable de la selección y posterior implantación de un software:
- Analizar necesidades. Antes de cualquier elección de software para tu asesoría se deben analizar las necesidades reales que tenemos. A través de “diagnosticarse” de esta manera eliminaremos los requisitos secundarios, centrándonos en solucionar las necesidades reales que debemos solucionar. Es muy tentador la frase “…ya que estamos…” pero esto nos lleva a buscar soluciones más complejas que no siempre necesitamos y que complican la funcionalidad y usabilidad del software seleccionado.
- Definir los objetivos del proyecto. Al hilo de lo anterior, el definir las necesidades reales o primarias, nos permitirá tratar la elección del software como un proyecto. Debemos identificar los objetivos del mismos y trazar la ruta para conseguir nuestro objetivo “Seleccionar el software adecuado para nuestra asesoría”
- Cuidar las expectativas. Antes os decía, cuidado con el “…ya que estamos…”, esto evitará tener unas expectativas superiores a las que necesitamos y evitará también que nos fijemos en nuestra competencia y en que tienen implantado. El software que elijas no es para ellos, es para ti.
- Evaluar implicaciones (costos). Es el momento de analizar cuánto vamos a invertir en el software. Por lo que tenemos que ser conscientes de nuestros recursos y saber qué debemos elegir, si un software que funciona por licencias de por vida, anuales o una pago por uso o más conocido como SaaS.
- Adaptarse al máximo a la funcionalidad estándar. Como os decía el software debe tener cierta flexibilidad para poder adaptarse. Pero debemos intentar dentro de las posibilidades mantener el estándar que el fabricante ha desarrollado. Recordar que os comentaba que revisaremos la calidad y solidez del fabricante, de esta manera no estaremos cautivos de un proveedor, podremos migrar a otros.
- Participar activamente en la selección. La elección de un software y posterior implantación no es cuestión de un informático, es nuestro. Consideremos que es nuestro hijo, y su educación no la dejaríamos a un tercero, por lo tanto debemos involucrarnos al 100%. Ten en cuenta que el día que esté funcionando será lo que tengamos todo el día en nuestra pantalla.
- Involucrar a mandos intermedios. De la misma manera que tú estás implicado, el resto del personal y sobre todos los mandos intermedios deben formar parte de la selección. Su opinión es importante. Si ellos son favorables, la elección será adecuada y nos llevará a cumplir con el siguiente punto.
- Concienciar sobre un «cambio cultural». Una elección y posterior implantación de un software siempre conlleva un cambio dentro de la asesoría y como tal debemos tratarlo. Os dejo un enlace a cómo gestionar el cambio dentro de una organización.
Guía completa con 50 soluciones de software
Bueno, si has llegado hasta aquí, te estarás preguntado ¿qué software para mi asesoria elijo? He visto los tipos programas para asesorías hay, como debo seleccionar un programa informático para asesorías, pero que proveedores hay en el mercado, y que soluciones me aportan y además de entre todos los que existen cuales son los principales programas de gestión de asesorías que se están utilizando
Pues bien, aquí tienes la respuesta, como complemento a todo lo que hemos descrito. Te dejo el link de una guía donde podrás encontrar 50 soluciones encuadradas en los tipos de software que hemos descrito al principio.
