Si estás montando tu asesoría, o llevas años en funcionamiento pero tienes la sensación de ser un autoempleo y que todo pasa por ti, este artículo sobre puestos de trabajo en una gestoría te va a ayudar a establecer los diferentes roles funcionales que toda asesoría o gestoría debe tener cubiertos para poder funcionar con éxito.
Recuerda que para que podamos tener un sistema autoorganizado, el tener los puestos funcionales cubiertos es fundamental. No nos referimos a que tengas una persona para cada uno de ellos, sino que los miembros del equipo que cubran cada área o función sea capaz de diferenciar su trabajo para cada una de ellas.
Por supuesto, un aspecto clave también es el tener claro que el equipo lo componen personas, y no recursos de los que extraer beneficio. Por eso nos gusta más referirnos a Talento para hablar del equipo, y no Recursos Humanos. Aquí te dejamos 3 consejos para crear equipos de personas.
Os recomendamos, tanto si estáis montando una asesoría, como si lleváis en marcha tiempo, que leáis este artículo sobre cómo reclutar talento sin recursos.
La productividad es la referencia
Hemos hablado varias veces de la Productividad y cómo mejorarla en las asesorías fiscales contables y laborales. De hecho es nuestro principal objetivo con nuestra Plataforma. Recordemos que la medimos como la cantidad de ingresos que obtenemos por cada miembro del equipo de la asesoría. Facturación / Número de miembros del equipo, contando al propietario si realiza trabajo operativo.
Esta métrica es clave porque nos permite evaluar el rendimiento de nuestra unidad productiva. Cuantos más ingresos tenga por cada miembro del equipo, más eficiente será mi uso de recursos, y más rentable será mi negocio.
Evidentemente esto no puede pasar por cargar cada vez más de trabajo, manteniéndose todo lo demás constante, al equipo. Esto debe pasar por mejorar las herramientas y tecnología para que con la misma capacidad operativa podamos absorber más clientes. Teniendo en cuenta el no sobrecargar de horas al equipo.
Organización
El equipo de una asesoría fiscal, contable y laboral debe pensar y autoorganizarse para poder adaptarse a los cambios propios del sector. Pero debemos ser nosotros como propietarios los que debemos marcar y definir la metodología que deben seguir. De lo contrario no tendríamos un sistema, sino muchos autoempleos.
Metodologías ágiles vs predictivas
Por norma general, todos tenemos alguna forma de organizar nuestro trabajo, o el de los demás si tenemos esa función, lo que denominamos una metodología de organización.
El problema es que por norma general estas metodologías son “Predictivas”. Una metodología predictiva de organización es, de forma rápida; el definir las tareas a ejecutar y empezar a hacerlas, termina el día, sigues con ella, o te van surgiendo llamadas o imprevistos y sigues ejecutando, hasta que la terminas.
Esta metodología, sin darnos cuenta, está chocando de frente con un concepto que estamos seguros que conocéis y que habréis utilizado, si no a nivel profesional, a nivel personal, y es que el tiempo es limitado, y por tanto, los recursos son limitados.
Si yo defino una o varias tareas a ejecutar en un período de tiempo y voy ejecutando como buenamente puedo hasta que las termino, mientras por el camino voy haciendo miles de cosas más, lo que estoy considerando es que mi tiempo, o el de mi equipo es indeterminado.
Como todos tenemos claro, el tiempo es finito, y casi más, si cabe, los recursos empresariales. Es por esto que debemos plantear una metodología ágil de organización.
Metodologías ágiles
A diferencia de las predictivas, las metodologías ágiles dan la vuelta a esta forma tradicional de organización. Y plantean la siguiente pregunta: ¿Qué es lo mejor que puedes hacer con el tiempo del que dispones? O dicho de otra manera; ¿Cómo puedes aportar el máximo valor posible al cliente, o la persona que te ha mandado la tarea, con el tiempo del que dispones?
Es decir, si yo sé que tengo X horas disponibles para trabajar, cuáles son las tareas que más valor pueden aportar y voy a poder completar en este período.
De esta forma, lo que consideramos variable es el alcance, es decir, el objetivo de las tareas, y no el tiempo. Es importante reseñar que para poder desarrollar esta metodología debo planificar, con cierta exactitud, los tiempos necesarios para ejecutar las tareas, y después medir la realidad. Para esto lo más recomendable es emplear un CRM con control de tiempos, os dejamos el que hemos desarrollado nosotros para el sector.
En este sentido, nosotros os ayudamos a implementar este tipo de metodología organizativa.
Organización del equipo
Una vez definida la metodología, debemos tener claro las funciones que debemos cubrir con los puestos de trabajo en una gestoría, como mencionamos anteriormente.
Aunque habitualmente se puede pensar que «el trabajo» es solo aquello que hacemos para los clientes, realmente debemos considerar trabajo todo aquello que se tiene que desempeñar en la organización para conseguir que se cumplan los objetivos de buen funcionamiento de la misma. Y por tanto, todo lo que es trabajo lo debemos tener en consideración, planificarlo, medirlo y llevarlo a cabo. Esto quiere decir que cualquier asesoría, tenga los ingresos que tenga y con independencia del número de trabajadores que seamos debemos llevar a cabo las siguientes funciones:
Liderazgo, gerencia y/o dirección general: comprende las actividades propias de dirección del equipo, asuntos estratégicos, pensar en cómo seguir creciendo, pensar en cómo atraer talento y liderarlo, pensar en cómo financiar las estrategias…
Ventas y marketing: actividad comercial como generación de oportunidades, prospección, entrevistas a potenciales clientes, generación de nuevos contactos…
Operaciones: todo lo que abarque la prestación de servicios al cliente y la ejecución de proyectos internos
Finanzas: contabilidad de la propia asesoría, planes financieros previsionales sobre nuestra empresa, cashflow y todos los asuntos económicos propios de nuestros negocio
Otros servicios generales: un saco común para todo el resto de cosas «que hay que hacer». Pero que no encajan en ninguna de las categorías anteriores
Definición del Puesto de Trabajo (DPT)
Un aspecto clave, pocas veces utilizado en el sector de las asesorías fiscales, contables y laborales, es definir por escrito en una ficha todos los puestos funcionales que debemos cubrir en nuestro equipo. De esta forma, nos servirá de guion para cuando estemos reclutando para puestos de trabajo en una gestoría, y nos ayudará a asentar las bases para nuestro sistema.
Esta ficha debe contener, al menos:
- Misión del puesto: Para qué queremos a ese miembro.
- Valores y competencias transversales que debe reunir. Puedes lanzar estas preguntas para definir este punto: ¿qué habilidades debería de reunir nuestro candidato ideal para que encaje dentro de nuestra organización, más allá de la parte técnica?, ¿cómo este candidato va a poder ejercer sus funciones con éxito y cumplir la misión de su puesto?, ¿qué prioridades reúnen estas competencias y habilidades para nosotros y qué nivel de dominio de la misma debe de tener cada candidato?
- Funciones concretas a desarrollar
- Condiciones del puesto (Salario, incentivos, horario, etc.
- Dependencia funcional; Si debe responder ante un superior de área, o directamente a Dirección.
Puestos clave en una asesoría
Hemos hablado del organigrama funcional y qué puestos debe contemplar como mínimo, independientemente del tamaño de la asesoría. Pero a continuación os vamos a dejar unos puestos de trabajo en una gestoría concretos que consideramos fundamentales en la parte de Operaciones, lo que decíamos que es el trabajo puro de ser asesor.
- Responsable de gestión: Es el líder del equipo operativo. Es decir, la persona que se encarga de que las cosas que hemos vendido se ejecuten de la manera adecuada. Manteniendo siempre vigente ese triángulo de la sistematización y velando por la rentabilidad, la productividad y la excelencia operativa.
- Coordinador de equipo: Es el líder de un área concreta de las operaciones. Lo más común: Un coordinador de fiscal y otro de Laboral, Jurídico, etc. Este puesto es solo necesario en equipos grandes.
Puestos de operaciones
En lo que respecta a las operaciones, el trabajo diario, recomendamos diferenciar los equipos por nivel de experiencia y conocimientos para así asignar diferentes tareas en función del valor aportado:
- Asesor senior: Perfil de asesor con experiencia y conocimientos avanzados. Capaz de gestionar con solvencia la mayoría de las tareas de alto valor de la asesoría.
- Asesor junior: Perfil de asesor con experiencia y conocimientos medios o bajos que puede gestionar tareas de menor valor y complejidad. Atendiendo a solicitudes e imprevistos de primer nivel, haciendo de filtro para que los Senior puedan desarrollar, sin mucha variación, tareas de más alto valor.
