Robotización de la gestión documental
Caso de uso real de robots en asesoría
Qué proceso robotizamos
El proceso de gestión de la documentación contable es uno de los procesos críticos dentro de las operaciones de una asesoría. La recogida de toda la información, su procesado previo para poder contabilizarla y el inicio de su contabilización consumen gran parte del tiempo de nuestro equipo. Aunque hemos avanzado en los últimos años con la mejora en los OCRs seguimos teniendo que dedicar tiempo a manejar estos documentos, con tareas como:
- Recoger la documentación en papel, escanearla y archivarla
- Recoger documentos adjuntos del email y prepararlos para que el OCR pueda posteriormente leerlos: separar facturas de tickets, separar lotes, facturas de varias páginas, la foto del perro que se ha colado sin querer…
- Acceder a los sistemas de los clientes y capturar la información. Sean ERPs, sean listados exportados o se trate de portales documentales específicos o generalistas como Drive, Dropbox, Sharepoint…
- Solucionar incidencias en el OCR por fallos de lectura producidos por errores en el procesado previo
Gran parte de este procedimiento lo podemos robotizar.
Cómo funciona
El robot recoge la documentación de las carpetas donde ha sido escaneada. También recoge los adjuntos de los emails y los procesa
Extrae la información de otros sistemas de cliente y/o recoge los documentos de portales documentales específicos o generales
Procesa todos los documentos: separa tickets de facturas, lotes, facturas de varias páginas, otros documentos, etc. de forma que los deja listos para maximizar las probabilidades de que el OCR posteriormente haga su trabajo con éxito
Sube al OCR la documentación procesada e inicia el proceso de lectura y contabilización
