Hay un patrón que se repite con una regularidad sorprendente en los despachos con los que empezamos a trabajar.
El socio ha invertido en los últimos tres o cuatro años en uno o varios programas de gestión. Puede ser un CRM, una plataforma de gestión de expedientes, una herramienta de automatización o las tres cosas. La inversión ha sido significativa: en dinero, en tiempo de implantación y en el coste de haberle pedido al equipo que cambiara su forma de trabajar.
Y cuando preguntamos cómo funciona, la respuesta casi siempre tiene el mismo tono: «Bueno, más o menos. La verdad es que el equipo no lo usa del todo. Hay cosas que seguimos haciendo a mano porque es más rápido.»
El software está. El problema sigue.
Por qué los despachos compran software antes de estar preparados
El sector tecnológico ha hecho un trabajo excelente convenciendo a los despachos de que la digitalización es la solución a sus problemas operativos. Y en parte es verdad: la tecnología puede resolver muchos problemas.
Pero hay una condición que nadie menciona en las demos comerciales: la tecnología solo multiplica lo que ya funciona. Si los procesos están desordenados, la tecnología digitaliza el desorden. Si los roles no están claros, la tecnología añade una capa más de confusión. Si el equipo no tiene el hábito de registrar información, una plataforma nueva no va a crear ese hábito.
El error no es comprar tecnología. El error es comprarla antes de tener el método que hace que funcione.
Cómo se ve el problema desde dentro
El ciclo es siempre el mismo. El despacho tiene un problema operativo real: falta de visibilidad, procesos inconsistentes, dificultad para escalar. Alguien propone que la solución es un software. Se hace una demo, parece que resuelve el problema, se contrata.
La implantación empieza bien: hay una presentación al equipo, alguien del proveedor hace formación, los primeros días hay entusiasmo. Luego llega la rutina y el equipo vuelve a los hábitos anteriores porque son más cómodos y no hay un sistema que obligue a usar la nueva herramienta.
Al cabo de seis meses, el software está parcialmente activo. Algunos lo usan, otros no. La información está dividida entre el sistema antiguo y el nuevo. Y el problema original sigue sin resolverse, solo que ahora hay además una inversión que no ha dado retorno.
Qué tiene que estar en su sitio antes de implantar cualquier software
La tecnología funciona cuando hay tres cosas previas.
Procesos definidos. El software tiene que reflejar cómo trabaja el despacho, no imponerle una forma de trabajar que no encaja. Si el proceso no está definido, el software lo define él, y casi nunca lo hace bien.
Hábitos de registro. Cualquier sistema de gestión depende de que la gente introduzca información. Si el equipo no tiene el hábito de registrar qué hace, cuándo y para qué cliente, ningún software va a funcionar.
Alguien responsable de que funcione. La adopción de una herramienta no se produce sola. Tiene que haber alguien en el equipo, generalmente el Responsable de Operaciones, que lidere la implantación, resuelva las dudas y mantenga el sistema vivo después del lanzamiento.
Cuando estas tres cosas están en su sitio, la tecnología funciona. Y cuando no están, no hay software en el mundo que las supla.
La pregunta que hay que hacerse antes de contratar cualquier herramienta
Antes de firmar un contrato con cualquier proveedor de software, hay una pregunta que merece una respuesta honesta: ¿si este software no existiera, nuestro despacho funcionaría bien de todas formas?
Si la respuesta es no, el software no es la solución. Es el paso siguiente a la solución.
Preguntas frecuentes
¿Recomendáis no usar software hasta tener el método completo?
No. Hay herramientas básicas que son útiles desde el primer día. Lo que desaconsejamos es invertir en plataformas complejas antes de tener los procesos y los hábitos que hacen que funcionen.
¿consolidAI también requiere tener el método primero?
Sí. Por eso el proceso que seguimos con nuestros clientes siempre empieza por el diagnóstico y el diseño del sistema operativo antes de activar la herramienta. Es lo que garantiza que la inversión tenga retorno.
¿Tienes software que no se usa del todo?
El problema no es el software. Es lo que hay o no hay debajo. Podemos ayudarte a construir el método que hace que cualquier herramienta funcione como debería.
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