Contratar o no contratar: qué revisar antes de abrir una vacante

La campaña va por la mitad, una persona del equipo de laboral está de baja desde el lunes y acabas de firmar un cliente con varias sociedades y la contabilidad atrasada. El jueves por la noche empiezas a redactar la oferta de empleo. La presión es real y pedir una persona más parece lo lógico.

En este blog hemos defendido que un despacho puede asumir más volumen con el mismo equipo cuando el problema es el desorden, y lo mantenemos. Contratar para tapar desorden lo empeora. La persona nueva aterriza en un trabajo que nadie ha definido y recibe las urgencias que ya desbordan al resto.

Hay otros momentos en los que la respuesta correcta es un puesto nuevo. Contratar para un puesto y una responsabilidad definidos, con condiciones reales, es una decisión de dirección y merece hacerse bien. Para saber en cuál de los dos casos estás hay que mirar cómo trabaja hoy tu despacho antes de publicar nada.

Qué te está empujando a abrir una vacante

Lo vemos cada semana en despachos profesionales: la sensación de que falta gente llega casi siempre con una campaña que desborda, una baja, un cliente nuevo grande o un área sin nadie que la coordine. Las cuatro aprietan de verdad, y cada una esconde una pregunta distinta.

La campaña obliga a separar el pico del volumen de fondo. Si el equipo solo se hunde en la campaña de renta o en el cierre, tienes un problema de planificación de la carga. Una contratación fija aliviaría unas semanas al año y pesaría en la cuenta todas las demás.

La baja pide saber cuánto va a durar y qué trabajo deja sin cubrir. Una ausencia de unas semanas suele poder repartirse con criterio. Una salida definitiva te obliga a decidir si el puesto se cubre tal como estaba o si toca redefinirlo.

Con el cliente grande la pregunta es cuánto trabajo trae y de qué tipo: el volumen que cabe en la capacidad actual se reparte, y un tipo de trabajo ajeno a la casa, como la consolidación de un grupo, puede justificar incorporar esa técnica. El coordinador que falta es el caso más confuso, porque a veces falta una persona y a veces falta la función: nadie tiene asignado por escrito repartir el trabajo del área, vigilar los plazos y resolver los atascos sin subírtelos.

Cuánto trabajo cabe de verdad en el equipo que ya tienes

La primera revisión es una cuenta que casi nadie hace. La capacidad de una persona sale de restar a su jornada lo que ya está comprometido antes del trabajo de cliente: reuniones, correo, llamadas, supervisión, formación y el tiempo que se pierde al cambiar de tarea. Si planificas con las horas de contrato, cualquier equipo parece corto.

Para hacerla con orden te sirve el presupuesto de tiempo del despacho, que reparte las horas disponibles persona a persona y mes a mes. Con ese número delante comparas el trabajo comprometido con el que cabe.

La segunda revisión mira qué parte de esas horas se va en reaccionar. En despachos sin sistema, el trabajo diario llega a ser imprevisto o reactivo hasta en un 80%, y recuperar la concentración tras una interrupción cuesta unos 23 minutos. De ahí nace una parte grande de la sensación de que falta gente.

Imagina una asesoría cuyo equipo fiscal asegura que no puede asumir ni un cliente más. Al revisar una semana cualquiera aparece que cada técnico atiende las llamadas directas de sus clientes, contesta dudas de compañeros toda la mañana y repite peticiones de documentación ya hechas. Ese equipo está saturado de verdad, y buena parte de esa saturación la produce su forma de trabajar.

Qué trabajo sobra y qué se puede ordenar antes de contratar

Con la capacidad a la vista toca revisar en qué se van esas horas. En nuestros proyectos seguimos siempre el mismo orden: quitar lo que sobra, ordenar lo que queda y solo entonces automatizar. Contratar se decide al final de ese recorrido.

Lo que sobra se parece mucho de un despacho a otro: expedientes que se rehacen porque faltaba un dato, el mismo trabajo anotado en el programa de gestión y en una hoja de cálculo, peticiones que entran por varios canales y revisiones del socio sobre trabajo que ya estaba bien. Nada de eso necesita una persona más, y todo consume horas que hoy cuentas como falta de gente.

Lo que se puede ordenar es, sobre todo, el reparto. Cuando la carga se asigna por hueco y por costumbre, hay quien termina la semana al límite mientras otro llega al viernes con margen. Con las cargas a la vista puedes mover trabajo antes de dar por hecho que necesitas a alguien.

Lo contamos paso a paso en el artículo sobre cómo escalar una gestoría sin contratar personal, y el recorrido sirve igual para una asesoría. Entre las medias reales de nuestros proyectos está la de cero contrataciones nuevas para asumir más volumen, un resultado que sale de ordenar el trabajo que ya existe.

Cuándo la respuesta es ordenar, aunque parezca que falta gente

Algunas señales indican con bastante claridad que el problema está en la organización. Repasa las últimas semanas con calma y comprueba cuántas se cumplen en tu despacho.

• La saturación cambia de persona según la semana y nadie sabe decir con seguridad cuánto lleva cada uno.
• Buena parte del día se va en llamadas, dudas y urgencias sin planificar.
• El puesto que ibas a publicar junta tareas sueltas que el equipo va dejando, sin una responsabilidad que lo sostenga.
• Las decisiones del área siguen pasando por ti, aunque haya personas con criterio para tomarlas.
• El trabajo que no llegas a cubrir se concentra en unos pocos picos del año.

Si te reconoces en varias, contratar ahora suele agravar la situación. Quien entra necesita que alguien le explique un criterio que no está escrito, y ese tiempo sale justo de las personas que ya no llegan. Dentro de unos meses, además, te costará distinguir si el problema está en la persona o en el sitio donde la has colocado.

En estos casos la decisión de dirección es ordenar primero y rehacer la cuenta después. A veces esa segunda cuenta confirma que hace falta alguien, y entonces el puesto llega definido y con un motivo que puedes explicar al equipo.

Cuándo hace falta un puesto nuevo con responsabilidad definida

Toca contratar cuando, con el trabajo ordenado y la capacidad medida, lo necesario sigue sin caber en el equipo. También cuando el despacho necesita una técnica que el equipo actual no domina, o cuando una salida definitiva deja un hueco que el reparto no puede absorber sin romper plazos.

El caso del coordinador pide una revisión propia. Antes de buscar a nadie, mira si la estructura organizativa de tu asesoría tiene escrita esa función: qué reparte, qué decide sin consultarte y de qué plazos responde. Si la función está definida y nadie de dentro puede asumirla aunque reciba apoyo, la incorporación tiene sentido; elegir entre promocionar a alguien del equipo o traerlo de fuera es otra decisión, con sus propias preguntas.

En todos estos casos el puesto se puede explicar antes de pensar en la persona: tiene una responsabilidad concreta, un trabajo que describes sin dudar y unas condiciones que el despacho puede sostener. Así planteada, la contratación merece el cuidado de cualquier otra decisión de dirección.

Imagina una gestoría que ya ha ordenado sus circuitos, mide la carga de cada persona y, aun así, ve que el volumen de extranjería que empieza a entrar ocupa más horas de las que el equipo tiene libres. Ese puesto tiene contenido: un tipo de expediente, un volumen conocido y alguien a quien rendir cuentas.

Si decides contratar, define el Puesto, la Persona y el Despacho

Si la conclusión es contratar, el siguiente paso es definir tres piezas que tienen que encajar. El Puesto: la responsabilidad que asume, la técnica que exige y la autonomía que tendrá. La Persona: la capacidad, las expectativas y la forma de colaborar que buscas. Y el Despacho: su cultura, su forma de dirigir y el trabajo real que va a encontrar quien llegue.

Las tres se trabajan antes de publicar la oferta, porque el encaje se juega en técnica, cultura y forma de trabajar. Una oferta escrita desde la urgencia describe el hueco de esta semana y atrae a personas que luego se encuentran otro puesto.

En Método Consolida ya hemos realizado procesos de selección a petición de clientes de consultoría. El proceso parte del diagnóstico de la cultura y del puesto, busca personas con encaje técnico y con la forma de trabajar de la casa, y contrasta ese encaje mediante entrevistas y dinámicas. Si en esa revisión aparece que antes hay que ajustar el puesto o su organización, lo ponemos sobre la mesa. Gonzalo Álvarez, que forma parte del equipo de consultores de Método Consolida y centra su trabajo en las personas y la forma de dirigir, acompaña esa revisión.

La decisión de abrir la vacante sigue siendo tuya. Tomarla con la capacidad medida y el puesto definido te permite explicar a quien llegue qué va a hacer y por qué hacía falta.