Programa de gestión para asesorías y gestorías: cómo elegir con método

Vas a cambiar de programa de gestión o a ampliar el que tienes, y sobre la mesa se acumulan propuestas que prometen lo mismo. Buscas cuál es el mejor programa para gestorías o qué ERP para asesorías y gestorías funciona mejor, y cada proveedor te enseña una demostración impecable. La respuesta directa es que el programa que necesita tu despacho depende de la capa que tiene que resolver.

En un despacho profesional conviven tres capas de trabajo que se suelen comprar como si fueran una sola. La primera es la producción fiscal, contable y laboral: modelos, nóminas y asientos. La segunda es la relación con el cliente: documentos, consultas y seguimiento comercial. La tercera es la dirección, donde decides con la rentabilidad por cliente, las cargas del equipo y la planificación delante.

Te lo decimos antes de seguir: consolidAI es nuestra, la desarrollamos nosotros y la vendemos, y trabaja en la capa de dirección, al lado de tu programa de producción. Lo que sigue es el criterio que aplicamos con los más de 150 despachos profesionales acompañados desde 2017, sin clasificación de productos, para que elijas sin pagar dos veces.

¿Qué programa necesito si lo que falla es la producción?

El programa de producción es el suelo del despacho. Presenta modelos, calcula nóminas, contabiliza, vigila vencimientos y guarda el histórico de cada cliente. Con una Administración que cada año traslada más control y autoliquidación, con VeriFactu por delante y cero margen de error, la fiabilidad de esta capa es lo que más pesa en la elección y lo que menos conviene mover sin necesidad.

Tiene sentido cambiarlo o ampliarlo cuando el dolor está aquí: presentaciones que se preparan a mano, datos que se teclean dos veces, módulos que no se hablan entre sí o plazos que se escapan porque nada avisa. Si te preocupa otra cosa, como no saber qué clientes te hacen perder dinero, un programa de producción más completo te deja en el mismo sitio con una migración encima.

Hemos aplicado este corte en las comparativas que ya tenemos publicadas. En la de A3 y la capa de dirección del despacho y en la de Cegid Diez para asesorías llegamos a la misma conclusión: los dos resuelven con solvencia la producción de una asesoría, y las preguntas de dirección se contestan en otra capa. Cambiar el programa de producción es la decisión más delicada de las tres, porque ahí viven datos que no admiten sustos.

¿Dónde encaja la gestión de clientes de la asesoría?

La segunda capa se ocupa de lo que pasa entre el despacho y cada cliente alrededor del trabajo técnico. Qué documentación falta, qué consulta sigue sin respuesta, qué presupuesto salió hace tres semanas y nadie ha retomado, qué servicios tiene contratados cada cuenta. Tu cliente compara la experiencia contigo con la que tiene con su banco en el móvil, y es en esta capa donde lo nota primero.

A veces esta capa llega dentro del propio programa de producción y a veces en una herramienta aparte, y las dos opciones pueden funcionar. Lo que decide el resultado es tener claro qué tiene que recibir cada cliente, en qué plazo y quién responde de cada relación. Qué debe resolver una herramienta de este tipo y en qué orden conviene decidirlo lo contamos en el artículo sobre el CRM para asesorías y gestorías, y aquí solo añadimos el criterio de capas.

Una herramienta de relación con el cliente ordena lo que prometes y lo que entregas, y te dice qué clientes esperan algo de ti hoy. La frontera con la tercera capa está en el dinero y en las horas: cuánto te cuesta cada relación y si el equipo tiene hueco para lo que piden son preguntas de dirección, las responda la misma herramienta o una distinta.

¿Qué herramienta me dice quién está saturado y qué cliente pierde dinero?

La capa de dirección responde a las preguntas con las que te sientas el lunes. Qué clientes dejan margen con su iguala, quién va por encima de su capacidad esta semana, qué plazos corren riesgo y cómo viene la semana que entra. Ninguna sale de un módulo fiscal o laboral, porque todas cruzan dinero, horas y compromisos a la vez.

Un ERP de despacho registra lo que se ha producido: modelos presentados, nóminas cerradas, facturas emitidas. Para saber si un cliente aporta o resta hay que cruzar lo que cobras con las horas reales que consume y su coste, y separar el trabajo previsto del que entra sin avisar. En despachos sin sistema, el trabajo diario llega a ser imprevisto o reactivo hasta en un 80%, y con ese volumen una planificación hecha a ojo dura hasta el primer imprevisto.

Aquí trabaja consolidAI, nuestra aplicación para esta capa. Muestra dónde se consumen las horas y quién está saturado, qué estaba previsto y qué ha entrado sin avisar, y el coste y el margen por cliente, persona, tarea y área sobre las horas realmente dedicadas. El dato nace mientras el equipo trabaja, y la aplicación trae el método dentro y mide si las rutinas se mantienen. Convive con tu programa de producción y no lo sustituye: tus modelos, tus nóminas y tu contabilidad se quedan donde ya están.

Qué tener escrito antes de pedir la primera demostración

En una demostración todo funciona, porque el despacho de ejemplo tiene los datos limpios y los procesos resueltos. Para que te sirva, llega con cinco cosas por escrito que no dependen del proveedor:

• La capa que tiene que resolver la compra. El problema en una frase y un caso reciente que lo muestre, para saber si el dolor es de producción, de relación con el cliente o de dirección.
• Lo que vas a dejar de hacer. Informes que nadie lee, pasos duplicados, controles que ya hace otra persona. Lo que no quites ahora lo vas a migrar y a mantener cada mes.
• Tres procesos reales descritos paso a paso. El alta de un cliente, el cierre de un trimestre y un trabajo fuera de la iguala, cada uno con responsable y excepciones.
• Los datos que necesita la dirección y dónde nacen. Qué información quieres consultar sin preguntar a nadie y en qué capa se genera, para no teclearla dos veces.
• Quién custodia el sistema cuando pase la novedad. Una persona con nombre, normalmente el Responsable de Productividad y Sistema Operativo (RPSO), que sostiene las rutinas y corrige desvíos.

Con eso escrito, la demostración la diriges tú. Pide que te enseñen tu alta de cliente y tu cierre de trimestre con tus pasos, y pregunta cómo salen los datos el día que quieras cambiar de herramienta. Si el programa obliga a modificar un proceso, lo sabrás en esa reunión y podrás decidir si te conviene.

¿Cambio ya de programa o primero ordeno el despacho?

El orden que seguimos en la casa es corto: quitar lo que sobra, ordenar lo que queda y solo entonces automatizar. Se parece poco al orden habitual de compra, que empieza por la herramienta y deja lo demás para después de la implantación. Por qué ese atajo sale caro lo explicamos en el error de contratar un programa de gestión antes de tener método, y aquí nos quedamos con su parte práctica.

Quitar consiste en revisar cada tarea que vas a llevar al programa nuevo y preguntarte si alguien la necesita. Ordenar consiste en que las que quedan tengan pasos, responsable y un criterio común, de forma que el programa refleje cómo trabaja tu despacho. Bill Gates lo dejó dicho: «La automatización aplicada a una operación ineficiente magnifica la ineficiencia».

Cuando ese trabajo está hecho, la herramienta rinde de verdad. Con el despacho ordenado y la IA que ya existe, sin desarrollo a medida, se libera entre un 20 y un 40% del tiempo de gestión y procesado, y el desarrollo a medida añade hasta un 50% adicional donde el retorno lo justifica. Qué haces con esa capacidad lo decides tú: crecer, integrar otra cartera o vivir mejor con el mismo equipo.

¿Por qué capa empiezo si me duelen varias?

Pon cada problema del despacho en su capa antes de mirar presupuestos. Si el dolor es de producción, la compra correcta es un programa sectorial de producción, y la migración merece un proyecto propio con fechas y responsable. Si es de relación con el cliente, define primero qué recibe cada cliente y quién responde, y elige la herramienta después.

Si el dolor es de dirección, porque no sabes qué clientes dejan margen, repartes la carga por sensación o la planificación se rompe cada semana, añadir módulos de producción te deja donde estás. Esa pregunta pide horas, costes y compromisos cruzados, y una forma de trabajar que genere esos datos cada día.

Lo vemos cada semana en despachos reales: casi siempre duelen dos capas a la vez. En ese caso empieza por lo que sostiene a las demás, que es el orden de la operativa y la persona que lo custodia, y deja la herramienta para cuando sepas qué tiene que sostener. El cambio por voluntad dura dos semanas y, sin disciplina, medición y responsable interno, las rutinas nuevas se abandonan entre el tercer y el cuarto mes. Primero el método y después la herramienta, con la lista de este artículo escrita antes de llamar al primer proveedor.